Kennst du das: Der Tag war voll, der Kopf leer – aber das Gefühl, wirklich Wichtiges erledigt zu haben? Fehlanzeige. Willkommen in der Dringlichkeitsfalle! Viele von uns hetzen von Aufgabe zu Aufgabe, erledigen Dinge im Akkord – aber oft nur, weil sie laut sind, nicht weil sie relevant sind.
Zeit, mal auf die Bremse zu treten. Und die häufigsten Denkfehler beim Priorisieren unter die Lupe zu nehmen.
❌ Die 5 häufigsten Fehler beim Priorisieren
1. Alles ist wichtig.
Wenn du alles gleich behandelst, setzt du gar keine Prioritäten – du verwaltest Chaos. Ergebnis: Dauerstress, schlechtes Gewissen und nichts ist wirklich erledigt.
2. Dringend = wichtig.
Fehler Nummer eins im Zeitmanagement: Nur weil etwas laut piept (Mail, Chat, Erinnerung), ist es noch lange nicht wichtig. Wichtig ist, was dich weiterbringt – nicht nur, was andere schnell von dir wollen.
3. Zu viel auf einmal.
10 Aufgaben auf der Liste, davon 8 mit rotem Ausrufezeichen? Unrealistisch. Und ein Frust-Booster. Wer sich zu viel vornimmt, verliert Überblick und Motivation.
4. Keine Unterscheidung von Kategorien.
Ohne Methoden wie ABC oder Eisenhower ist alles ein wilder Aufgabenbrei. Struktur hilft, Entscheidungen zu treffen – sonst wirst du ständig abgelenkt.
5. Keine Puffer, kein Plan B.
Wenn der Tag komplett verplant ist, reicht ein Anruf – und alles gerät ins Wanken. Fehlende Flexibilität killt Produktivität.
✅ 5 Tipps für die richtige Priorisierung
1. Trenne wichtig von dringend.
Nutze die Eisenhower-Matrix oder die ABC-Methode, um Klarheit zu bekommen.
👉 A: Wichtig und dringend
👉 B: Wichtig, aber nicht dringend
👉 C: Nicht wichtig, aber dringend
👉 D: Weder noch = weg damit!
2. Plane deine Aufgaben in Zeitblöcken.
Schaffe Fokus-Zeiten für A-Aufgaben. Blocke Zeitfenster, in denen du nicht gestört wirst. Die Dringlichkeit anderer darf nicht deine Priorität werden.
3. Starte mit dem Frosch.
Eat the frog first! Beginne mit der unangenehmsten, aber wichtigsten Aufgabe – das gibt dir Energie für den Rest des Tages.
4. Weniger ist mehr.
Setz dir Tagesziele, die realistisch sind. Zwei A-Aufgaben und maximal drei B-Aufgaben pro Tag reichen oft. Alles darüber hinaus? Bonus – kein Muss.
5. Frag dich regelmäßig: „Was bringt mich meinem Ziel näher?“
Nicht jede Anfrage, jede Mail, jedes Meeting hat Platz in deinem Kalender. Lerne, freundlich Nein zu sagen – oder bewusst Ja zu dem, was zählt.
Fazit: Prioritäten sind Entscheidungen – keine Wunschliste
Wer Prioritäten setzt, muss nicht alles schaffen. Sondern das Richtige. Raus aus der Dringlichkeitsfalle bedeutet: Verantwortung für die eigene Zeit übernehmen, sich nicht treiben lassen – und den Fokus behalten.
Denn am Ende des Tages ist nicht entscheidend, wie viel du gemacht hast – sondern ob du das Richtige gemacht hast.
Neugierig geworden? In meinem nächsten Beitrag zeige ich, wie du deine To-do-Liste in eine echte Erledigungsliste verwandelst. Stay tuned! 🙌
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Hier schreibt: Silke Mekat
Ich bin Diplom Betriebswirtin mit fast 30 Jahren Berufserfahrung und seit fast 10 Jahren Trainerin im Auftrag der Haufe Akademie. Und ich bin Mutter einer Teenagerin. Chronischer Zeitmangel und Stress beherrschten lange auch ihren Alltag. Um Beruf und Familie zu vereinbaren für einen entspannteren Familienalltag, braucht es jeden Tag aufs Neue eine gute Selbstorganisation, seit 2014 gebe ich Seminare zu den Themen #Zeitmanagement & #Selbstorganisation, #Stressprävention und #Vereinbarkeit von Beruf und Familie.
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